Polityka prywatności serwisu KitchenHomeCo

1. Postanowienia ogólne i zasady ochrony prywatności

Niniejsza polityka prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego KitchenHomeCo, dostępnego pod adresem https://kitchenhomeco.com (dalej: „Serwis”). Dokument ma na celu zapewnienie przejrzystych informacji o tym, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, udostępniamy oraz chronimy dane użytkowników.

Administratorem danych osobowych jest KitchenHomeCo (dalej: „Administrator”). Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

Polityka dotyczy wszystkich użytkowników korzystających z Serwisu, w tym osób odwiedzających stronę, kontaktujących się za pośrednictwem formularzy oraz zamawiających usługi projektowania, montażu i organizacji kuchni.

2. Zakres gromadzonych danych

Podczas korzystania z Serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

2.1. Dane podawane dobrowolnie przez użytkownika

• Dane kontaktowe – imię, nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu, miasto lub miejscowość.
• Dane związane z zapytaniem – treść wiadomości przekazywanej przez formularz kontaktowy, informacje o planowanej inwestycji (np. metraż kuchni, rodzaj zabudowy, preferencje stylistyczne, budżet), a także załączone pliki (np. szkice, rzuty mieszkania).
• Dane związane z realizacją usług – adres montażu, dane do rozliczeń, dane osoby do kontaktu w miejscu realizacji usługi.

2.2. Dane techniczne i eksploatacyjne

W trakcie korzystania z Serwisu mogą być automatycznie zbierane tzw. dane eksploatacyjne:

• informacje o urządzeniu i przeglądarce (typ, wersja, ustawienia języka),
• adres IP, przybliżona lokalizacja na podstawie adresu IP,
• data i czas odwiedzin, czas spędzony w Serwisie,
• odwiedzane podstrony, źródło wejścia do Serwisu,
• identyfikatory plików cookies oraz podobnych technologii.

Dane techniczne są co do zasady przetwarzane w sposób zanonimizowany, jednak w pewnych sytuacjach mogą mieć charakter danych osobowych, jeśli pozwalają na identyfikację użytkownika.

3. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe użytkowników Serwisu przetwarzamy w następujących celach:

1. Realizacja usług i obsługa zapytań – w szczególności przygotowanie wyceny, przedstawienie wariantów aranżacji kuchni, prowadzenie korespondencji, umawianie konsultacji, projektowanie oraz montaż mebli kuchennych.
2. Zawarcie i wykonywanie umów – przetwarzanie danych niezbędnych do zawarcia i realizacji umów o świadczenie usług (np. dane do faktury, dane kontaktowe do uzgadniania terminów realizacji).
3. Komunikacja z użytkownikami – udzielanie odpowiedzi na pytania, przekazywanie informacji organizacyjnych, przesyłanie potwierdzeń, zmian terminów i innych istotnych komunikatów dotyczących usług.
4. Działalność marketingowa – prezentowanie oferty KitchenHomeCo, informowanie o aktualnych usługach, promocjach, nowościach, a także wysyłka newslettera (jeżeli użytkownik wyraził na to odrębną zgodę).
5. Analiza i doskonalenie usług – prowadzenie statystyk dotyczących korzystania z Serwisu, badanie satysfakcji, optymalizacja treści i funkcjonalności strony, ulepszanie procesów obsługi klienta.
6. Zapewnienie bezpieczeństwa – monitorowanie ruchu w Serwisie, zapobieganie nadużyciom i atakom, ochrona przed nieuprawnionym dostępem do danych.
7. Wypełnienie obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji księgowej, realizacja obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i konsumenckich.

4. Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych przez KitchenHomeCo odbywa się na podstawie następujących przesłanek prawnych RODO:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. przygotowanie wyceny, kontakt w sprawie projektu kuchni).
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki księgowe i podatkowe).
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak: dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, prowadzenie analiz i statystyk korzystania ze strony, dopasowanie oferty do potrzeb użytkowników.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku gdy użytkownik wyraża dobrowolną, świadomą i jednoznaczną zgodę na przetwarzanie danych w konkretnym celu, np. otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną.

W sytuacjach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Przekazywanie danych podmiotom trzecim

KitchenHomeCo może przekazywać dane osobowe użytkowników wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów przetwarzania oraz z zachowaniem odpowiednich gwarancji ochrony danych.

5.1. Kategorie odbiorców danych

• Partnerzy i podwykonawcy – firmy współpracujące przy realizacji usług, takie jak monterzy, projektanci, producenci i dostawcy mebli kuchennych, sprzętu AGD oraz systemów organizacji przestrzeni.
• Firmy kurierskie i logistyczne – w celu dostarczenia zamówionych produktów lub materiałów niezbędnych do realizacji usług.
• Dostawcy usług IT – podmioty świadczące usługi hostingowe, serwisowe lub utrzymania infrastruktury informatycznej, narzędzia analityczne oraz systemy do obsługi wiadomości e‑mail.
• Biura rachunkowe i doradcy – w związku z obsługą księgową i podatkową działalności Administratora.
• Organy publiczne – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa lub wiążących decyzji organów administracji lub sądów.

5.2. Zasady przekazywania danych

Każdy podmiot, któremu powierzamy przetwarzanie danych, zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniego poziomu ich ochrony oraz przetwarzania zgodnie z zawartą umową powierzenia i obowiązującymi przepisami prawa. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane w sposób, który umożliwiałby ich wykorzystanie do niezależnych celów marketingowych podmiotów trzecich bez wyraźnej zgody użytkownika.

Co do zasady dane użytkowników nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w przyszłości takie przekazanie nastąpi, będzie się ono odbywać z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

6. Zabezpieczenia i ochrona danych

KitchenHomeCo przykłada dużą wagę do bezpieczeństwa danych osobowych i wdraża środki techniczne oraz organizacyjne zapewniające ich odpowiednią ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą czy nieuprawnionym ujawnieniem.

W szczególności stosujemy następujące rozwiązania:

• stosowanie rozwiązań technicznych ograniczających dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• regularne aktualizowanie oprogramowania i komponentów technicznych Serwisu,
• stosowanie środków kontroli dostępu do systemów, w których przetwarzane są dane,
• procedury tworzenia kopii zapasowych i ich bezpiecznego przechowywania,
• stosowanie zasad privacy by design i privacy by default przy projektowaniu nowych funkcjonalności,
• szkolenie osób uprawnionych do przetwarzania danych w zakresie ochrony informacji.

Mimo stosowania nowoczesnych środków bezpieczeństwa, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnej ochrony przed wszystkimi zagrożeniami. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych, podejmiemy niezbędne działania zmierzające do minimalizacji skutków oraz – jeśli będzie to wymagane – poinformujemy o tym właściwy organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.

7. Prawa użytkowników w związku z przetwarzaniem danych

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych – możliwość uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy dane osobowe użytkownika, a jeżeli tak, także prawo do uzyskania kopii danych oraz informacji o sposobie ich przetwarzania.
• Prawo do sprostowania danych – możliwość żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – możliwość żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa (np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub gdy użytkownik wycofał zgodę).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możliwość żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. na czas weryfikacji prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu).
• Prawo do sprzeciwu – możliwość wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego.
• Prawo do przenoszenia danych – możliwość otrzymania dostarczonych Administratorowi danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
• Prawo do cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem w sposób opisany w punkcie „Kontakt w sprawie danych osobowych”.

8. Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Ustalamy go, biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy prawa, wymagania organów nadzorczych oraz uzasadnione interesy Administratora.

W szczególności:

• dane przetwarzane w celu realizacji umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem są przechowywane przez czas trwania współpracy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
• dane niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych (np. dokumentacja księgowa) są przechowywane przez okres wymagany odpowiednimi przepisami,
• dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej cofnięcia lub osiągnięcia celu przetwarzania, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania,
• dane wykorzystywane do celów analitycznych i statystycznych mogą być przetwarzane w formie zanonimizowanej, która nie pozwala na identyfikację użytkownika.

Po upływie odpowiedniego okresu przechowywania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis kitchenhomeco.com wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. local storage, piksele śledzące) w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, ułatwienia korzystania z niej oraz prowadzenia analiz statystycznych.

9.1. Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (np. komputerze, smartfonie) podczas odwiedzania Serwisu. Cookies mogą być odczytywane przez system informatyczny Serwisu lub systemy należące do podmiotów trzecich.

9.2. Rodzaje wykorzystywanych cookies

• Cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie Serwisu, w tym nawigację po stronach, obsługę formularzy oraz zapamiętywanie wybranych ustawień. Ich stosowanie jest konieczne do korzystania z Serwisu.
• Cookies funkcjonalne – pozwalają zapamiętać preferencje użytkownika (np. ustawienia języka, preferencje wyświetlania treści), co ułatwia korzystanie z Serwisu.
• Cookies analityczne i statystyczne – służą do zbierania informacji o sposobie korzystania z Serwisu (np. liczba odwiedzin, najczęściej odwiedzane strony, czas spędzony na stronie), co pomaga nam ulepszać strukturę i treści.
• Cookies marketingowe – mogą być wykorzystywane w celu dostosowania treści i komunikatów marketingowych do zainteresowań użytkownika, jeżeli użytkownik wyraził na to zgodę.

9.3. Zarządzanie plikami cookies

Przy pierwszej wizycie w Serwisie użytkownik może zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi plików cookies za pomocą wyświetlanego banera zgody. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia plików cookies w przeglądarce internetowej lub za pośrednictwem udostępnionych narzędzi w Serwisie.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu, w szczególności na poprawność wyświetlania treści lub obsługę formularzy.

Szczegółowe informacje na temat plików cookies oraz sposobu ich wykorzystywania znajdują się w osobnym dokumencie Polityka cookies.

10. Zmiany w polityce prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w obowiązujących przepisach prawa, zmian w sposobie świadczenia usług lub rozwoju funkcjonalności Serwisu.

O istotnych zmianach w Polityce poinformujemy użytkowników poprzez odpowiedni komunikat opublikowany w Serwisie (np. na stronie głównej lub w formie banera) oraz aktualizację treści niniejszego dokumentu z podaniem daty wejścia zmian w życie.

Zalecamy regularne zapoznawanie się z aktualną treścią Polityki, aby być na bieżąco z tym, w jaki sposób dbamy o prywatność użytkowników.

11. Kontakt w sprawie danych osobowych

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych, a także chęć skorzystania z praw opisanych w niniejszej Polityce, można kierować do Administratora za pośrednictwem:

• formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie pod adresem /contact-us/,
• lub innych danych kontaktowych podanych na stronie kontaktowej Serwisu.

Kontaktując się z nami, prosimy – w miarę możliwości – o podanie informacji umożliwiających jednoznaczną identyfikację oraz określenie, z jakiego uprawnienia użytkownik chce skorzystać. Ułatwi to sprawne i rzetelne rozpatrzenie zgłoszenia.